关于档案集中管理模式的实践与探讨
点击量:29328 2017年12月12日

  近年来,我国经济发展迅猛,银行业竞争日益加剧,目前金华市有大小各类银行40多家。为适应新形势新要求,各家银行间不断创新拓展银行业务,银行业务档案数量激剧增加,各行档案库容趋于饱和,档案的管理和存储成本持续增加,基层机构形势尤为急迫。为此,金华工、农、中、建四大银行相继采用自房改造、外租和管理外包等多种形式尝试档案的集中管理,以缓解基层行的存储及管理压力,确保档案安全。本文就农行金华分行开展档案集中管理情况做简单探讨,供大家参考。

  农行金华分行下辖9个一级支行(2015年前为11个一级支行)、1个市分行营业部,88个二级支行。建有市分行本级4个档案库、14个支行库、61个网点库,总面积4897平方米,保管着全市177.66万卷档案。其中运营档案占比77%,档案集中的重点和难点是运营档案的集中。受场地限制,目前保管模式主要分为二级分行集中管理、一级支行集中管理和基层网点分散管理3种。浦江、武义、兰溪、磐安、市分行营业部以一级支行为单位设置档案库房,实行纸质档案的集中管理,网点档案库房保管近二年的运营档案;永康、东阳、开发区、婺城、金东支行虽已设立支行档案库,但因场地制约,网点仍保留数量较多的档案,未做到二年以上档案全量集中支行保管。目前金华分行档案库集中管理全市档案的37%,一级支行集中管理35%,基层网点分散管理28%

  金融企业业务档案对维护金融企业和客户利益,保护消费者权益,防控金融风险,打击经济犯罪,保障国家经济安全,促进经济和社会发展等具有十分重要的作用,是金融企业档案的重要组成部分,是企业管理的基础,应当由企业档案部门实行集中统一管理。农行金华分行一直以来就非常重视档案的集中统一管理,并紧随业务发展逐步加大档案的集中管理力度,其档案集中管理方式至今历经了三个阶段:

  第一阶段1980-2005年,这是开展档案集中管理的初级阶段。农行金华分行恢复于197912月,1980年建档,1991年成立综合档案室,当时库房面积仅12平方米,主要保存着机关文书档案及少许会计档案、照片档案、实物档案,之后陆续增至信贷档案、稽核档案、保卫档案、基建档案等。1995年市分行搬迁办公大楼,根据银行业务发展及档案集中统一管理要求,分行把档案库房面积增至100平方米,用来集中保管营业部、银行卡部及国际业务部3个直属单位的业务档案。2000年集中保管了营业部业务档案、2001年集中保管了国际业务部业务档案、2004年集中保管了银行卡部业务档案。2005年底室藏量达3.66万卷件,配备专职档案员1人。期间1996年底金华分行的档案管理工作通过“浙江省档案工作目标管理省二级”验收;2000年通过“浙江省档案工作目标管理省一级”验收。

  第二阶段2006-2009年,这一阶段主要完成了对城区5个支行业务档案的集中。金华分行的档案工作从“量”到“质”上都有了巨大突破,管理模式也由简单的机关档案室管理模式向档案馆藏化管理模式转变。2006年,城区银行档案管理工作面临三大难点:一是银行业务档案数量日益增多,而档案库房面积难以扩大;二是城区银行机构撤并变化大,历史遗留问题多,档案历史延续性隔断。如旌孝街分理处1998年之前属婺城支行,199810月并至金东支行,2001年又划为江北支行,客户查账有时要跑3个支行,给客户造成极大麻烦;三是基层网点人手少,业务繁忙,档案管理规范化难以保证。对此,为提高资源使用综合效益,提升市分行的服务职能,强化对城区行的档案管理,金华分行按照档案库房规范要求,投入百万资金将城西支行办公辅楼三楼改造为标准档案库房,面积562平方米。对城西、婺城、开发区、江北、金东5个城区支行1993-2004年度的业务档案实行了集中管理,室藏量达25.07万卷件,配备专职档案员2人,扩容后的档案室藏量相当于同时期金华市档案馆的馆藏量。

  第三阶段2010年至今,这一阶段是档案集中管理向“纵、深”发展的扩大阶段。“纵”指档案集中的面由城区扩大到全市范围,“深”指档案集中不仅是物理实体的集中,而且是电子化大数据的集中。

  1.全市运营档案的集中。2010年根据浙江省分行有关会计档案集中保管要求,分行决定将2010年以来全辖12个县(市)支行97个基层网点的运营档案进行实时集中。即网点营业结束后第2天就将运营凭证纸质档案移交集中到分行,分行再进行扫描、塑封、装箱、入库保存。运营档案库采用外租形式,面积达2000平方米,配备了3组密集架,2名运营专职档案员。2016年底为实施档案场地集中管理,搬迁回城西支行改造的四楼档案库房(三楼为综合档案库房),面积1200平方米,室藏量34.8万卷。

  2.城区行个人信贷档案的集中。2013年根据上级行加强对个人信贷档案管理的要求,分行将2014年以来城区行的个人贷款档案进行了集中,个贷档案库设在城西支行一楼,面积50平方米,配备1名个贷专职档案员室,室藏量近13000卷。

  3.法人信贷档案库的集中。金华分行自2005年始已将城区行法人信贷档案进行了集中,其中结清部分保存在分行综合档案库,未结清部分设立信贷档案副库保存。2015年为实现档案场地的集中,把原有的法人信贷档案库也由分行办公大楼搬迁至城西办公楼,面积70平方米,配备2名法人信贷专职档案员,室藏量近12000卷。

  至此,金华分行在原城西支行办公大楼(城西支行2012年撤销并入婺城支行)完成了第3次档案的集中,共设4个档案库(综合档案库、运营档案库、个贷档案库、信贷档案库),总面积1882平方米,2016年底总室藏量达到67.43万卷。期间分行档案管理工作2010年获“浙江省示范数字档案室”称号;2011年通过“中国农业银行档案工作目标管理一级标准”验收。

  档案的集中管理充分发挥了档案集中化、专业化、精细化的管理优势,体现了“整合资源,统一管理,规范利用,信息共享”的原则。达到为业务一线和基层单位减负,提高管理效能的目的。一是降低了档案管理成本,缓解了城区行及基层网点档案库房紧张的状况;二是加强内控,解除了档案保管上的安全隐患;三是保证了档案自然形成的延续性,原本查一个分理处的档案要分别去三个城区行,而现在查阅仅在一个地点就得可以查全;四是促进了基层档案管理规范化,提升了基层网点案卷质量,完善了档案借阅手续;五是档案的数字化管理实现了信息共享。除文书档案、基建档案、照片档案、实物档案等全部数字化外,2010年之后集中的会计、信贷等业务档案也全部进行了数字化扫描。

  农行金华分行的档案集中管理虽然获得一些成果,但距真正意义上的集中统一管理还有很大差距。首先,档案集中只是条线内的档案集中,4个档案库分属办公室、信贷管理部、运营管理部3个部门,没有实现统一管理的“大集中”;其次,档案库房硬件设施配备未全到位,另3个档案库只是简易过渡库;第三,档案的规范化、数字化管理还有待加强,运营档案采用仓储式管理,2010年前的业务档案没有全部数字化;第四,档案未全量集中,各支行、基层网点仍保留大部分档案,保管压力仍在。

  对下一步档案集中管理的几点思考和建议:

  1.加强对档案管理部门的领导。《金融企业业务档案管理规定》第六条明确规定“金融企业档案部门或档案工作归口管理部门负责对本企业业务档案工作进行统筹规划、监督、指导和检查,各相关业务部门配合档案部门组织实施”,在第十三条又提出“金融企业业务部门应按照有关规定,将应归档文件材料按要求进行整理、立卷,定期移交本企业档案部门集中管理,并办理归档交接手续”。因此,实现档案的集中统一管理要由档案部门牵头,相关部门配合实施。

  2.成立档案中心。金华分行2016年底室藏量67.43万卷,若要实现全市农行档案的全量集中,室藏将达到177.66万卷,管理好如此庞大体量的室藏必须要设立相应的机构,配齐相应的管理人员,建立标准的库房,规范管理的流程,才能管理好全辖所有的档案。

  3.加强档案实体规范管理。档案集中不仅仅是简单的档案实体集中,而是要规范管理。首先档案集中前要有整体的调研,期限隔断,摸清家底,获取准确的数字;其次对档案库房区域要做合理规划、对空间划分预留做合理安排;第三还要考虑到档案全宗的管理、案卷的排列、档号的编制等一系列档案基础工作,以及档案的规范化借阅、档案的数字化管理。


来源:农行金华分行 编辑:张 燕
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